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相続手続で必要になる印鑑証明書や住民票の写しの取り方とは?

印鑑証明書と住民票・除票の写しの違いとは?

 

初めて自動車を購入したときに「印鑑証明書を用意してきてください」と言われたり、口座開設をするときに本人確認書類のひとつとして「住民票の写しを持ってきてください」と言われたことはありませんか?

 

遺産相続に関わる様々な手続きの中でも、相続人の「印鑑証明書」や「住民票の写し」、亡くなった方の最後の住所地を証明する「住民票の除票の写し」と言った書類を求められることがあります。

 

では、印鑑証明書・住民票の写し・住民票の除票の写しについて、それぞれの対象や目的の違いは何でしょうか?

 

さまざまな手続きや届出をする際、提出先など必要に応じてこれらの書類を取得しなければなりません。

 

それぞれ違いや取得する方法をこちらで確認しておきましょう。

 

 

住民票の写しはコピーのことではありません。

 

「住民票を取る」と一般的に言われていますが、実際に私たちが市区町村役場で取得している書面は「住民票の原本ではない」ということは知っていますか?

 

本来、住民票(住民基本台帳)の原本は個人で請求し、取得するということはできません。

 

個人が取ることができるのは、市区町村役場で発行される住民票の原本(住民基本台帳)の内容を専用紙(紙媒体)に直接印字した「住民票の写し」になります。

 

住民票の写しには、発行された日付と発行した自治体の市長や区長などの印が押されており、「原本と相違ないことを証する」などといった文言が記述されています。

 

その「住民票の写し」をコピー機にかけたものが、「住民票の写しのコピー」となりますが、通常これは有効なものではありませんので、提出の際は十分な注意が必要です。

 

◆住民票の写しの取得方法◆

住民票の写しは、住所地の市区町村役場に請求申請をします。

戸籍謄本などと同様に、個人情報保護の兼ね合いから取得できる人が制限されており、代理人が請求する場合は、委任状の提出が必要です。

  • 申請者・・・本人、同一世帯の者、代理人(要本人の委任状)など
  • 取得できる窓口・・・住民登録している(またはしていた)市区町村役場。郵送可。
  • 取得に必要な費用・・・市区町村によって異なります。
  • 必要書類・・・申請書(役場窓口にあります)、本人確認書類(運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど)、委任状(代理の場合)、定額小為替と返信用封筒と切手(郵送の場合)

 

マイナンバーカード(または住民基本台帳カード)を利用して、全国のコンビニエンスストアなどに設置されているキオスク端末(マルチコピー機)から取得できるサービス「コンビニ交付」でも取得することは可能です。

 

 

 

住民票の除票とは?

 

住民登録している(住民票が存在している)市区町村から、他の市区町村へ引越しをして転出届が出された場合や、死亡によって死亡届が提出された場合、対象となる住民の住民登録は消除されます。

 

この消除された住民票のことを「住民票の除票」と呼びます。

 

住民票の除票は、「元の住所地」や「死亡時の住所地」で作成されるもので、除票となった住民票の保存期間は住民登録がなくなってから5年と定められています。

 

それ以降は履歴自体が廃棄となり、交付・発行することができません(市区町村によって保存期間が異なる場合もあります)

 

住民票の除票の写し」には、住民票に記載されている事項のほかに、 転出の場合には転出先の住所と異動年月日が記載され、死亡の場合には死亡年月日が記載されます

 

請求先は、消除された住民票がある(住民登録を消除した)市区町村となりますが、遠方から請求しなければならない場合には、郵便の請求も可能です。

 

住民票の除票の写しの取得費用は市区町村の条例によって決められていますが、ほとんどの場合「住民票の写し」の取得費用と同一金額となっています。

 

◆住民票の除票の写しを取得する目的はどのような場合でしょうか◆

 

住民票の除票には引越し先も記載されますので、住民票の除票を取得することにより、転出先が分かることになります。

 

そのため、複数回引越ししたことを証明する場合や当該市に住所があった証明(過去に住んでいたという証明)に、住民票の除票はよく使われます。

 

また、転居だけではなく、亡くなられたことを証明することもできる書面ですので、「死亡に伴う手続き」や「不動産の相続登記」の際に必要になり、利用されます。

 

 

遺産相続で必要となる印鑑登録証明書って何?

 

「印鑑登録証明書」とは、登録印鑑が地方公共団体に登録されているものであることを証明するためのものです。

 

遺産相続の手続きだけでなく、多額の金銭取引や自動車・不動産の売買、公正証書を作成する時に使う大変貴重な証明書です。

 

遺産相続の手続きでは、「相続人の印鑑証明書」の提出を求められる場面があります。

 

◆印鑑登録証明書の取得方法◆

 

印鑑証明書は、「印鑑登録証(印鑑カード)」で住所地の市区町村役場の窓口、もしくはお近くのコンビニエンスストアで発行・取得することができます。

各種手続きを行う場合に求められる印鑑証明書は、3か月以内に発行されたものなど期限を確認されることがほとんどです。

※印鑑登録証(印鑑カード)を発行してもらうためには、印鑑登録を済ませている必要があります。まだ行っていない場合は、市区町村役場で印鑑登録を行いましょう。なお、印鑑登録がされた印鑑のことを一般的に「実印(じついん)」と呼びます。

 

  • 申請者・・・本人、代理人(本人の印鑑カードが必要)
  • 申請窓口・・・印鑑登録している市区町村役場、またはコンビニエンスストア(郵送請求はできません)
  • 取得に必要な費用・・・市区町村によって異なります。
  • 必要書類・・・申請書、印鑑登録証(印鑑カード)

※印鑑カードがあれば代理が請求する場合でも委任状は不要です。

 

 

第三者交付にかかる本人通知制度

 

住民票の写しなどが本人の知らないところで不正に取得され、悪用される事件が相次いだことから、第三者交付にかかる「本人通知制度」を導入する市区町村が増えてきました。

 

具体的には、通知を希望して事前登録をした人の住民票の写しなどを代理人や第三者が請求した場合は、住民票の写しなどを交付した事実が本人に通知されるという制度です。

 

海外に居住する人の場合

 

日本のような印鑑登録の制度のある国というのはほとんどありません。

 

では、相続人の中に日本に住民登録のない人がいるときはどうしたらよいのでしょうか・・・?

 

この場合は実印の押印が求められる書類に該当者がサインをして、そのサインについて大使館や領事館、現地の公証人から証明を受けるという方法が一般的です。

 

ただし、サイン証明のみでは足りない場合がありますので、提出先・届け先に確認しましょう。

 

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